Het staat zo mooi in de handboeken voor goed personeelsbeleid beschreven; het belang van het houden van functioneringsgesprekken. Ik citeer:’ Het doel van het functioneringsgesprek is de wederzijdse prestatie en motivatie in de toekomst te verbeteren door middel van afspraken ter verdere ontwikkeling van het functioneren van zowel de werknemer als de werkgever. Het is een manier om de huidige werkzaamheden bespreekbaar te maken en te komen tot een verbetering in het komende jaar’. Ja, als je dit zo hoort dan denk je al snel, dat wil ik ook voor mijn organisatie. Ik ben echt benieuwd of medewerkers door het houden van functioneringsgesprekken echt beter gaan functioneren. Regelmatig spreek ik ondernemers/ leidinggevenden én medewerkers die opzien tegen de gesprekken. En wat te denken van de van de formulieren die erbij horen, vaak met vijfpunt schaal die, als je het helemaal goed wilt doen door beide partijen ondertekent dienen te worden. En volgens de boekjes dient er ook nog een verslag gemaakt te worden dat vervolgens gearchiveerd wordt. Ik heb zelf vaak functioneringsgesprekken gevoerd. Als medewerker en als leidinggevende, ik weet niet of ik een uitzondering ben, maar het verslag verdween in de la en kwam er nooit meer uit. De intentie van de gesprekken is uiteraard prima, maar ik heb moeite met de vorm en de focus op de procedure. De meeste functionering gesprekken verlopen vaak in een wat opgeklopte sfeer, waarbij helaas vaak het invullen van de formulieren boven het echte contactmoment gaat. De voorbeelden die op tafel komen zijn vaak al gedateerd zodat er discussie ontstaat over het voorval omdat het al weer een tijdje daarvoor heeft plaatsgevonden. Het is toch zoveel beter te praten op de werkplek, direct aan te geven of iets goed gaat en daarover een compliment te maken of direct aan te geven wanneer iets niet goed gaat. Een goede leidinggevende praat het hele jaar door met zijn medewerkers en feedback die meteen wordt gegeven werkt veel beter. Ik krijg thuis al commentaar van de kinderen als ik ze corrigeer en aangeef dat ze dat de week daarvoor ook al zo deden. Mijn goedgebekte dochter van 13 merkt dan op: Mam, dat zijn oude koeien, dat had je toen moeten zeggen. En gelijk heeft ze.
Als duidelijk is binnen de organisatie wat u verwacht van de individuele medewerker en men kan op een goede manier feedback geven, dan is dat al een prima basis voor het functioneren.De tijd die je bespaard kun je dan beter besteden aan het hebben van een loopbaangesprek. Op een open manier met elkaar te praten over de organisatie, toekomstverwachtingen en de uitdaging en plezier in het werk. En eens te kiezen voor een andere omgeving dan het kantoor. Met elkaar buiten de deur te lunchen of samen een boswandeling te maken. Juist in een andere sfeer is er de mogelijkheid eens echt contact met elkaar te maken en dat kan het functioneren alleen maar ten goede komen.
Jacqueline van Vreden
