Bij mijn moeder op de wc hangt een uitgeknipte krantenkop waarop staat:’ geen grenzen stellen is geen aandacht geven’. Een opvoedingsstatement naar haar hart. Geïnspireerd door Benjamin Spock met zijn Rust, Reinheid en Regelmaat, staan bij haar vaste regels en duidelijkheid hoog in het vaandel. ‘Een baby hoort in bed te slapen en niet in de box! Omdat ze het idee heeft dat haar dochters als opvoeders afwijken van ‘ het rechte opvoedpad ‘ brengt zij regelmatig de noodzaak van duidelijkheid en grenzen stellen bij ons onder de aandacht. En de grap is dat ze denkt dat structuur en regelmaat iets is waar alleen zij de noodzaak van inziet, maar ik ben het helemaal met haar eens. Vakantie is heerlijk omdat je even helemaal niets hoeft, maar ik betrap me erop dat ik het nu wel weer heel prettig vind dat de structuur er thuis weer in zit. Allemaal weer naar school, aan het werk. Lekker duidelijk! Niet voor niets missen mensen die hun baan verliezen vaak de structuur die het werk aan hun leven geeft..
Tegenwoordig hebben regels, structuren en tradities een negatieve klank. Hoeveel mooier is het niet constant vanuit je eigen bevlogenheid de juiste dingen te doen, niet gehinderd door regels en vaste procedures. Authentiek en geïnspireerd. Ja, wie wil dat niet? Maar of dat nu heel realistisch is? In mijn eerste baan waren alle werkzaamheden, taken en verantwoordelijkheden zeer uitgebreid omschreven in een dik handboek. Een vriendin die dat hoorde, vroeg zich in alle oprechtheid af hoe ik zo’n keurslijf zou kunnen functioneren…Ik vond dat prettig omdat heel duidelijk was wat er van je verwacht werd. Daar hoefde je energie niet meer op te richten, die kon ik volop kwijt in andere zaken. Aandacht voor klanten bijvoorbeeld.
Een effectieve organisatiestructuur is een heldere organisatiestructuur. Duidelijkheid over taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden en korte lijnen tussen beslissers en uitvoerders maken dat iedereen kan bijdragen aan de organisatiedoelen. Vage of strijdige verwachtingen ten aanzien van rollen en doelen zijn vaak de oorzaak van problemen op de werkvloer. In iedere samenwerkingsrelatie is het belangrijk om duidelijk verwachtingen met elkaar te delen. Hoe vaak gaan we er niet van uit dat de ander iets zal doen of laten omdat dat voor ons vanzelfsprekend is? En ja, dat past bij onze manier van werken en communiceren, maar de verwachting hebben dat de ander dat net zo ziet als jij is een illusie. Ik coachte iemand die als leidinggevende problemen had in de samenwerking met een aantal jonge medewerkers in zijn team. ‘Alles moet ik uitleggen…, het spreekt toch vanzelf dat bepaalde dingen gewoon gedaan moeten worden’? ‘Heb je dat ook verteld?’ vroeg ik hem. ‘Nee, maar als je dat niet snapt… ‘Nee dus. Je zult duidelijk moeten zijn in je verwachtingen, in taken en verantwoordelijkheden. Dat kost tijd en energie, maar zal uiteindelijk beter werken. Zoals John Cleese ooit zei: ‘Een kind dat geen duidelijkheid krijgt, voelt zich in een donkere kamer zonder muren en is constant bang over de rand te vallen..’ Die hang ik bij mijn moeder op de wc!
Jacqueline van Vreden
